Дигитални визитки за екипи: какво се чупи при четирийсет души и как да въведете визитките

Един човек с дигитална визитка има линк. Четирийсет души с дигитални визитки имат малък вътрешен проект. За тази част никой не говори по време на демонстрацията.

Дигиталните визитки за екипи се продават с лесната половина: всеки получава профил, всеки го споделя с допир, данните са винаги актуални. Неудобната половина идва после, когато някой напусне с активен фирмен профил, друг смени логото със снимка на кучето си, а счетоводството пита защо всеки месец идва нова фактура.

По-долу е частта от въвеждането, която наистина отнема време, и как да я планирате. Ние правим метални визитки с дигитален профил към тях и приемаме групови поръчки, така че знаете на чия страна сме. По-голямата част от написаното важи независимо какво ще купите накрая.

Какво се променя, когато визитката е на фирмата

Личната визитка се съобразява с вкуса на един човек. Фирмената визитка е актив с жизнен цикъл: издава се, поддържа се и в някакъв момент трябва да бъде спряна.

Това изважда три неща от ръцете на отделния служител и ги превръща в нечие служебно задължение. Външният вид на визитката и на профила. Контактните данни, които минават през тях. И възможността по-късно всичко да бъде спряно.

Най-лошото, което може да се случи с лична визитка, е остарял телефонен номер. Най-лошото при фирмената е бивш служител, който шест месеца след напускането още раздава активен профил с вашето лого. Това са различни проблеми и само вторият изисква вътрешно правило.

Повечето мъки при въвеждането в екип идват от това, че някой купува продукт от първия вид, за да реши проблем от втория. Дигиталните визитки за фирми и дигиталните визитки за отделни хора изглеждат еднакво на ценовата страница. Покупката обаче не е същата.

Освен това някой трябва да поеме това за постоянно. Малка административна работа, която няма край. Обикновено пада на маркетинга, понякога на офис мениджъра, от време на време на IT. Изберете човека преди визитките, защото система без стопанин се разпада на четирийсет лични акаунта за една година.

Контролът върху дизайна е проблемът, който никой не очаква

Дайте на четирийсет души редактор на профил и ще получите четирийсет тълкувания на марката. Логото се разтяга. Фирменото синьо излиза в два различни нюанса. Някой центрира длъжността си, а друг я пише с малки букви, защото така му изглежда по-изчистено.

Това не е злоумишлено. Така се случва, когато фирменият стил срещне свободно текстово поле, и точно така визитките спират да се използват някъде към четвъртия месец, без никой да го обявява.

Решението е да определите още преди раздаването на достъпите кои полета човекът може да променя и кои са заключени. Работещото разделение изглежда така: име, длъжност, пряк телефон, снимка и лични линкове са на служителя; лого, цветове, оформление, име на фирмата и самата визитка са на компанията.

Груповите ни поръчки тръгват точно от това разделение. При поръчката се избира едно оформление на визитката и един стил на профила за цялата партида, фирмените материали се качват веднъж, а данните на всеки идват от таблица, не от самия човек. Ако искате да видите оформленията, преди да се ангажирате, всички са в конфигуратора, който показва визитките по същия начин, както при груповите поръчки.

Чии са контактите, които екипът ви събира

През дигиталната визитка данните се движат в две посоки и двете носят съвсем различни задължения.

Първата посока е навън. Някой допира телефона си до визитката ви, отваря профила и записва данните ви в него, обикновено като vCard, формат за контактни файлове на IETF. Тук няма какво да се съгласува с юрист. Служебният ви номер е публикуван нарочно.

Втората посока е навътре и точно там платформите за екипи се различават сериозно. Много от тях предлагат събиране на контакти: формуляр в профила, който вкарва името, имейла и телефона на отсрещния човек в база за търговския отдел. Тази база съдържа лични данни и според Общия регламент относно защитата на данните фирмата ви трябва да има основание да ги съхранява и начин да ги изтрие при поискване.

Три въпроса си струва да зададете на всеки доставчик преди първата фактура. Може ли да експортираме всичко в стандартен формат? Ако спрем да плащаме, какво става със събраните контакти? Кой друг има достъп до тях?

Интеграцията с CRM заслужава отделна доза съмнение. Всеки план за екипи я рекламира, а на практика зад думата стои истинска двупосочна синхронизация с CRM като Salesforce и HubSpot или нощен CSV файл, който някой импортира на ръка. Питайте какви записи се създават, какво става при дубликат и дали интеграцията ще оцелее след следващата промяна в цените на доставчика. Търговски екип, който чисти след интеграция, ще спре да използва визитките по-бързо от екип, който изобщо няма интеграция.

Нашият отговор тук е съзнателно ограничен. Профилите на Discard отчитат допирите, отварянията и запазените контакти, но не събират данни за посетителя. Няма база с контакти, тоест няма какво да изтече от нас и няма какво да обяснявате на длъжностното лице по защита на данните. По-добре е екипите, на които наистина им трябва събиране на контакти на щанда, да си вземат отделен инструмент за това и да го държат отделно от визитките.

Нови, преместени и напускащи

Хората, които се занимават с достъпи, имат име за трите събития, които чупят фирмените акаунти. Британският Национален център за киберсигурност го нарича процес за нови, преместени и напускащи служители и той важи за профила зад визитката точно както за служебната поща.

Новият служител има нужда от визитка и работещ профил до няколко дни, а не при следващата групова поръчка през март. Питайте как се добавя една допълнителна визитка към вече направена партида и колко струва, защото този отговор решава дали новите хора изобщо ще получат визитка.

Преместеният е случаят, който дигиталните визитки наистина решават. Човекът е повишен, длъжността се сменя, профилът се обновява и никой не изхвърля кашон хартия. Това е най-силният довод изобщо да има профил зад визитката.

Напускащият е случаят, който трябва да проверите преди покупката. Метала няма да си го върнете, така че значение има само накъде сочи чипът. Трябва да можете да спрете профила или да го пренасочите в деня на напускането. Питайте колко време отнема и кой може да го направи. Ако отговорът включва писане до поддръжката, това също е отговор.

Запишете правилото, преди визитките да пристигнат, а не при първото напускане. Нашето е просто: груповият профил е на фирмата, която е поръчала визитките, а не на човека, чието име носи, и го спираме или пренасочваме, когато фирмата поиска.

Тук е и мястото на поръчките само за физически визитки. Някои фирми поръчват визитките без профили и насочват всеки чип към адрес, който вече поддържат: вътрешна страница или личен профил в LinkedIn. Така целият жизнен цикъл остава в системи, които те контролират. Поддържаме този вариант при груповите поръчки и той пасва на организации с IT отдел, който предпочита да не добавя още един доставчик към списъка.

Абонамент на потребител или еднократна визитка

Повечето платформи за дигитални визитки таксуват на потребител на месец, а функциите за екипи стоят в по-скъпите планове. Този модел е нормален, когато софтуерът работи непрекъснато. Визитка, която показва името ви и отваря страница, не работи непрекъснато.

Сметката си заслужава да се направи веднъж, на хартия, преди някой да подписва. Вземете месечната цена на потребител, която са ви дали. Умножете по броя на хората. Умножете по дванайсет. После по три, защото три години е горе-долу срокът, в който един екип държи една система, преди да я преразгледа. Сравнете това число с еднократна покупка на хардуера.

За ориентир, нашите групови цени са 38,00 € на визитка при количества от 10 до 49 броя и 34,00 € на визитка при 50 до 199, и двете без ДДС, с включен дигитален профил и без месечна такса на човек. Четирийсет визитки правят 1 520 € еднократно. Дали това излиза по-изгодно от абонамента, зависи изцяло от офертата пред вас и точно затова сметката тежи повече от нашето мнение.

Две честни уговорки. Абонаментът ви осигурява текущо развитие и се отказва по-лесно, отколкото се връщат четирийсет парчета стомана. Еднократната покупка ви осигурява предвидимост и едно спокойно перо в бюджета за догодина. Разгледахме този избор подробно в NFC визитки без абонамент, а ценовите модели на пазара описахме в колко струват дигиталните визитки.

Как се събират данните и какво става в първия понеделник

Тясното място при групово въвеждане никога не е хардуерът. Тясното място е таблицата.

Четирийсет души значи четирийсет имена, длъжности, телефони, имейли и евентуално четирийсет снимки, при това достатъчно еднакви по формат, за да влязат в гравирането. Събирането им по имейл отнема две седмици и в резултат имате четирима души с длъжност „Старши мениджър“, двама с „старши мениджър“ и един, който е пратил снимка от морето.

Решете следното, преди да разпратите заявката:

• Един стопанин на таблицата. Не споделена пощенска кутия, а човек.
• Уговорени формулировки за длъжностите, написани като кратък списък, от който хората избират.
• Един формат на телефоните, с код на държавата, за всички.
• Снимки: да или не. Решава се веднъж. Половин екип със снимки и половин без изглежда по-зле, отколкото ако никой няма снимка.
• Кои линкове стоят на всеки профил (сайт, страница с обяви за работа, линк за запазване на час) и кои са лични.
• Кой проверява правописа на имената, преди файлът да тръгне към производство. Гравирането не се поправя.

Помощникът ни за групови поръчки приема CSV или XLSX файл, показва ви разпознатите редове, преди да ги изпратите, и предлага готов шаблон, за да съвпаднат колоните. По-големите организации могат да отидат по-нататък и да синхронизират данните от фирмения указател, вместо да пращат файл, което е правилният отговор, щом съставът се мени всяка седмица.

После идва първият понеделник, когато визитките пристигат. Раздайте ги на една среща, вместо да ги оставяте по бюрата, и покажете допира веднъж на iPhone и веднъж на Android. Две минути демонстрация ви спестяват сценария, в който половината екип решава, че визитката им е счупена, защото са я допрели до грешния край на телефона.

Какво всъщност показва статистиката на екипа

Плановете за екипи, включително нашият, отчитат допири, отваряния на профила и запазени контакти за всеки човек. Тези данни са полезни и редовно се разчитат погрешно.

Допирът е телефон, който отваря страница. Запазеният контакт е човек, който е решил да ви запази. Второто число е показателното и обикновено е доста по-малко от първото, което изненадва всеки, който е цитирал брой допири в презентация пред управата.

Използвайте числата, за да сравнявате събития, а не хора. Изложението с шейсет запазени контакта и онова с четири ви казват нещо за маркетинговия бюджет. Класацията между колеги ви казва кой е най-общителен, което вече знаете, и превръща визитката в показател, който хората започват да надуват.

Кашонът с хартиени визитки, за сравнение, ви казва само колко са останали в кашона.

Как се въвежда при десет, петдесет или двеста души

Тази последователност се обърква най-рядко. Разчетена е за няколко седмици, не за няколко дни.

• Решете кой получава визитка първи. Хората, които се срещат с клиенти, си я заслужават; останалите чакат втори кръг.
• Заключете шаблона и фирмените материали, преди да събирате лични данни.
• Поръчайте една мостра и я подръжте в ръка. Гравирането изглежда различно върху метал и това е най-евтиният момент да размислите.
• Съберете таблицата, с един стопанин и правилата от горния списък.
• Запишете правилото за напускащите в наръчника, докато чакате производството.
• Раздайте визитките на живо, на една среща, с демонстрация.
• Направете преглед след тримесечие по запазените контакти и поръчайте втори кръг.

Двеста визитки са съвсем различна задача от двайсет. При този обем въпросите вече са за синхронизация с фирмения указател, конкретен човек за връзка от страна на доставчика и записан ред за новия колега от третата седмица. Точно това покрива планът ни Enterprise и си заслужава разговор, преди да изберете формат.

Къде остава физическата визитка

Дигитален профил без предмет е линк, който някой трябва да изпише, или QR код на телефонен екран, който молите непознат да снима. И двете работят. Нито едното не се помни и нито едното не остава след края на разговора.

Физическата визитка е носителят. Стоманените ни визитки са с дебелина 0,8 мм, тежат от 25 до 30 г и са в стандартния размер CR80, 85,6 × 54 мм, така че стоят в портфейла до банковата карта. Носят NFC чип и QR код, защото телефонът отсреща решава кое от двете предпочита, а вие нямате думата.

За екип това тежи повече, отколкото за отделен човек, защото екипът среща много по-широк набор телефони. Вграденото споделяне на контакти работи само между устройства от един производител, така че в стая със смесени устройства просто не прави нищо за половината присъстващи. Чип, който отваря уеб страница, работи с каквото и да носи отсрещният човек и затова дигиталните визитки за служители още се продават закачени за предмет.

Това, което чипът отваря, прави визитките продукт за екип, а не четирийсет сувенира. Всяка визитка сочи към дигитален профил, който фирмата ви контролира, може да обнови при смяна на длъжност и може да спре, когато някой напусне. Металът е причината визитката да се запази. Профилът е причината данните по нея да остават верни.

Дигиталните визитки работят добре за екипи, а дали въвеждането ще преживее първата си година, почти не зависи от самите визитки. Зависи от това дали някой отговаря за шаблона, за таблицата и за правилото при напускане. Ако тези три неща са наред, технологията минава незабелязано. Ако не са, оставате с четирийсет разнородни профила, бивш колега, който още раздава вашето лого, и абонамент, който никой не помни да е одобрявал. Пристрастието ни е очевидно: смятаме, че профилът трябва да е включен в цената, а не да се наема, и че предметът трябва да тежи достатъчно, за да го запазят хората. Честният съвет обаче е друг: проверете случая с напускащия при всеки доставчик, който обмисляте, преди фактурата, а не след нея.